Sachgebietsleitung Einkauf/Beschaffungswesen (m/w/d)

Max-Planck-Institut für Infektionsbiologie, Berlin

Art der Stelle

Einkauf & Abwicklung

Immun- und Infektionsbiologie & Medizin

Ausschreibungsnummer: 433-2022

Stellenangebot vom 19. April 2022

Das Max-Planck-Institut für Infektionsbiologie in Berlin-Mitte ist eines von 86 Forschungsinstituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) und ist weltweit eine der führenden Institutionen für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Infektionskrankheiten.

Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt und unbefristet eine Sachgebietsleitung Einkauf/Beschaffungswesen (m/w/d).

Ihre Aufgaben

  • Mitwirkung, Organisation und Optimierung der Arbeitsabläufe im Sachgebiet 
    • Bestellabwicklung im SAP SRM einschließlich Lieferterminkoordination, Reklamationsbearbeitung und Wareneingangsbuchung
    • Pflege von Lieferantenstammdaten 
    • Rechnungsprüfung und Kontierung
    • Optimierung der eProcurement- und eRechnungsprozesse im Sachgebiet in Zusammenarbeit mit den anderen Bereichen der Verwaltung, der wissenschaftlichen Abteilungen und der Betriebstechnik
    • Kooperation und Abstimmung mit anderen Instituten der Max-Planck-Gesellschaft sowie der Generalverwaltung der MPG 
    • ständige eigene Weiterbildung und Information anderer über Vorschriften, Gesetze und Richtlinien, die das Sachgebiet betreffenden
  • Planung, Organisation und Durchführung eines effizienten und vergaberechtskonformen Beschaffungs- und Vertragsmanagements im Institut
    • Beratung der Bedarfsträger
    • Prüfung und Bearbeitung von Beschaffungsaufträgen mit den Schwerpunkten Bau-, Dienst-, Lieferleistungen
    • Entscheidung über Vergabearten auf Grundlage der Bedarfsanforderung bzw. der erarbeiteten (Ausschreibungs-)Unterlagen 
    • Durchführung von Ausschreibungen bzw. Einholung von Angeboten unter Beachtung der einschlägigen vergaberechtlichen Bestimmungen, Preisverhandlungen und Vertragsgestaltungen
  • Übernahme der Funktion der/des Exportkontrollzuständigen und der/des Zollbeauftragten (m/w/d) im Auftrag der Institutsleitung
    • Kontrolle und Dokumentation aller Vorgänge mit exportkontrollrechtlicher Relevanz, Übernahme der „Stopp-Funktion“
    • Interaktion mit dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
    • Zusammenarbeit mit dem Außenwirtschaftsteam der Generalverwaltung der MPG
    • Übernahme der zollrechtlichen Aufgaben am Institut

Ihr Profil

  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. mit Zusatzqualifikation Fachkauffrau/-mann [d] Einkauf / Logistik) oder Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) und / oder Bachelor der Betriebswirtschaftslehre, Verwaltungswissenschaften oder ähnlichen Abschlüssen
  • Kenntnisse im Haushalts- und im Vergaberecht (UVgO, VOB, VgV, BHO, GWB) 
  • Kenntnisse in Bezug auf Zoll und Außenwirtschaftsrecht
  • einschlägige Berufserfahrung im Einkaufsbereich der öffentlichen Verwaltung oder von Universitäten bzw. Forschungseinrichtungen 
  • sehr gute Kenntnisse im Umgang mit SAP (speziell des Moduls für Materialwirtschaft) oder ähnlicher Software
  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift sowohl in Deutsch als auch in Englisch 
  • sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme
  • hohe Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und selbständiges präzises analytisches sowie serviceorientiertes Arbeiten und eine Affinität für digitale Verwaltungsprozesse 
  • hohes Maß an Eigenmotivation und Verantwortungsbewusstsein für den Zuständigkeitsbereich
  • Erfahrungen in einer Leitungsfunktion, Freude am Arbeiten in und mit einem Team

Unser Angebot

  • Sie erwartet eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem attraktiven Umfeld innerhalb eines dynamischen Teams.
  • wir bieten im Rahmen eines unbefristeten Anstellungsverhältnisses bei entsprechender Qualifikation eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 11 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen
  • zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
  • variable Arbeitszeit mit flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten
  • ermäßigtes Jobticket

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich bis zum 29.05.2022 ausschließlich online über unser Bewerbungsportal

Auf dieser Website können Sie auch Ihre Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als PDF hochladen.

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